《現状認識を数値化する能力》＝月次決算・経営分析能力
理念という言葉は、堅苦しく難しい。私は、分かりやすくするために、理念を「ありたい姿」という言葉に置き換えて職員に話しています。
「森を見て木をみなさい」
「ありたい姿」を考えるとき、直近から考えてはいけません。近くても３年～５年先から考えて欲しい。「森を見て木を見る」「大局着眼、小局着手」という言葉があります。５年先にはこうありたいための３年、そのための１年、そのための半年、そのための１ヵ月という具合です。何事も完成図（全体像）を考えてから、各部分にとりかからないと、とんでもないものが出来上がってしまいます。
１年後の「ありたい姿」になるために必要な利益は。予想経費は。予想収入（目標収入）は。その政策・戦略・戦術は。これを計画書として文章化したものが、経営方針書（事業計画書）であり、数値化したのが予算書となります。
「事業の失敗は夏休みの宿題とは違います」
年度経営方針書通りに、実際の計画は実行されているか。業績は、予算書通りか。計画だけでは、夏休みの友と同じ、絵にかいた餅です。夏休みに入る時は、計画だけは一人前。毎年の反省も活かされず、相変わらず未完成のまま夏休みが終わる。いつものように先生に叱られ、来年こそはと新たな決意。身に覚えがあるのは、私だけではないと思います。
事業の失敗は、夏休みの宿題のように反省だけでは済まされません。しっかりとした現状認識を行い、計画より実績が上回っていればよいですが、そうでない場合は、早めに手を打たなければなりません。何もしなければ、最悪職員共々生活の土台を無くしてしまうかもしれません。皆さんの病医院・介護事業所には、現状を認識するツールはありますか。
「自事業所の定期健康診断書」
現状認識とは、「定期健康診断」と思えば分かりやすいかもしれません。「自分は健康だ」という思い込みではなく、人間ドックで第３者に客観的に判断してもらう。健康診断にも、ペット診断やＭＲＩ・ＣＴ等、高度な医療機器を使う場合もありますが、体重・身長・レントゲン・視力・聴力等、基礎的な診断（表１）もあります。
看護師や介護福祉士、ＰＴ・ＯＴ等の専門職で幹部の皆さんは、経営分析の専門家ではありません。高度な技術や知識が必要な経営分析は、第３者（税理士等）や事務長レベルにお任せすればいいのです。
皆さんにマスターしてもらいたいのは、「基本健診」です。基本健診の目的は、治療ではなく早期発見（予防）にあります。時には治療も必要になりますが、現状認識の目的は、早めにおかしい所を発見し、悪くなる前に手を打つことにあります。
【正しい現状認識と対策】
♦体調が悪い（赤字・資金ショート） ⇒ 病院で検査を受ける（経営分析）
MRI・CT、血液検査、特定健診等
♢検査の結果（分析の結果） ⇒ 悪い数値は何か（B／S、P／L）
外科的か内科的か（資金か損益か）
例えば、労働分配率に問題有り（非常に高い）
職員の適正人員、またはシフト、常勤・非常勤の比率等．．．。
⇒ 勤務表に問題有り ⇒ 勤務表を作成した管理者に問題有り
♦原因の改善 ⇒ 治療（薬、手術、入院、外来）計画
管理者の教育、サービス時間の調整、勤務割の見直し等
では、病医院・介護事業所を診断するツールとは何か。それは「月次決算書」です。ここでいう決算書とは、法人の決算期に税務署に提出する確定申告書（貸借対照表・損益計算書）のことではありません。毎月作成する、月次の試算表のことです。
私は、「月次決算書」と読んでいます。月次試算表と何が違うのか。月次試算表とは、字が表すように、各勘定を一月の期間で試しの数字で締めた表です。
月次決算とは、各勘定を試しではなく、ほぼ確定した数字で締め切った表となります。一般的には、１年に１回確定申告のときに数字を確定させるのが普通です。詳しくは、別の機会に説明いたします。
「正しい判断をする物差し」「数字はもっとも正しい日本語」
幹部となれば、「正しい判断をする物差し」として、月次決算書を読む能力が必要です。幹部として、必須の知識だと思っています。毎月、予算書と実績（月次決算書）を比較し、何が原因で収入及び経費の差異が発生しているのか。その理由（原因）を明確にするのが、「現状認識」です。
人の報告には、思い込みがあります。時には、ウソもあります。達成度も、「ほぼ、まあまあ、だいたい、ぼちぼち、もう少しで」等々、全てがファジーであり、個人差も大きい。その点、数字は明確です。例えば８０％達成は、誰の報告であろうと８０％です。粉飾等の不正をしていない限り、個人差がなく「数字はもっとも正しい日本語」となります。
「日々の活動報告書」
損益計算書は、日々の活動報告書です。人と物が動いた結果を、数字で表現しています。
貸借対照表は、ある時点での財産（資金）の状態を表します。資金繰りを把握するためには、貸借対照表が読めないといけません。ほとんどの幹部は、損益計算書しか見ていない場合が多いかと思います。
貸借対照表を読み解くには、多少の簿記会計の知識が必要となります。皆さんの法人（事業所等）に管理部や事務長がいれば、貸借対照表の分析・解説は依頼しましょう。
「結果の原因分析」根本原因は何か？！
難しい分析は、専門部署にお願いし、現場の幹部が時間を使わなければならないのは、分析の結果を生んだ活動の検証です。現状認識とは、分析した数値が良いとか悪いとかいうことではなく、その結果を生んだ理由（根本原因）を明確にすることにあります。
結果がよければ、その理由をもっと伸ばす。悪ければ、その原因を明らかにし、改善又は取り除く。そのための行動計画を立案し、スタッフに実行させるのが幹部の役割です。スタッフになぜやるのか、やったらどうなるのか、実行させるときの動機づけに、数字は欠かせない「理論武装の武器」となることを、ぜひ実感していただきたいと思います。ＰＤＣＡサイクルに、ぜひ数字を活用してください。
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